Análise de lacunas ISO 14001: como localizar as suas falhas ambientais

Para que serve uma análise de lacunas

Uma análise de lacunas não é um ensaio para a auditoria. Serve para responder com honestidade a uma pergunta: se um organismo de certificação aparecesse amanhã, que cláusulas gerariam uma não conformidade e quais gerariam apenas uma observação?

Equipas que a tratam como lista de verificação produzem um documento que diz que está tudo bem. Equipas que a tratam como exercício de risco produzem uma lista de decisões. Só a segunda lista é útil.

O método em cinco etapas

1. Delimite primeiro a fronteira do sistema. A cláusula 4.3 exige que os limites e a aplicabilidade sejam documentados. Uma fronteira difusa torna discutível qualquer juízo posterior, por isso fixe primeiro os locais, as atividades, os produtos e os serviços.
2. Identifique as partes interessadas e as obrigações de conformidade. Cláusulas 4.2 e 6.1.3. Construa um registo com a obrigação, a sua fonte, o responsável e a forma de demonstrar o cumprimento.
3. Determine os aspetos e impactes ambientais. Cláusula 6.1.2. Inclua uma perspetiva de ciclo de vida: a montante e a jusante, não apenas o seu portão. Registe os critérios de significância aplicados.
4. Teste o controlo operacional. Cláusula 8.1. Para cada aspeto significativo, existe um critério operacional documentado, um operador formado e um registo que prove o cumprimento?
5. Teste a avaliação e a melhoria. Cláusulas 9.1 a 10.2. Monitoriza de facto, os dados estão calibrados e são rastreáveis, e as não conformidades são fechadas com evidência de eficácia?

Pontuar sem se enganar

Pontue cada cláusula numa escala de três níveis ligada à evidência, não à intenção:

• Conforme — implementado, e consegue apresentar um registo em dez minutos.
• Parcial — implementado em alguns locais, funções ou turnos, mas não em todos.
• Lacuna — sem evidência repetível, ou a prática depende da memória de uma pessoa.

O teste dos dez minutos é a parte difícil. Muitas organizações têm um procedimento e não conseguem localizar o registo que ele produz. Isso é uma lacuna, não um parcial.

Ordenar a correção

Não corrija as cláusulas por ordem numérica. Faça assim: primeiro o registo legal e o inventário de substâncias químicas, porque condicionam tudo o resto; depois os aspetos e os controlos operacionais, onde se concentram as constatações externas; em seguida a monitorização e a calibração; e por fim a auditoria interna e a revisão pela gestão, que se tornarão mais fáceis quando as camadas anteriores existirem.

Um local que começa pela cláusula 9.2 e trabalha de trás para a frente costuma auditar a sua própria papelada em vez dos seus processos.